A Secretaria da Administração investiu no último ano em tecnologia e novas metodologias de trabalho para melhorar os processos burocráticos que envolvem os atendimentos das demais secretarias. A implantação do sistema ???eProcessos??? garantiu a tramitação de todos os processos licitatórios de forma eletrônica com a assinatura digital em todos os documentos. Além de trazer mais agilidade na tramitação, diminuiu em mais de 90% o consumo de papel e contribuiu para tornar o funcionamento da máquina pública mais eficiente.
Somente pelo Departamento de Compras, Licitações e Contratos no ano de 2022 foram consumidas aproximadamente 560 resmas de papel. Esse número caiu drasticamente em 2023 para aproximadamente 50 resmas com a adoção do eProcessos. Essa medida impacta diretamente no Objetivo de Desenvolvimento Sustentável (ODS) número 12, que trata de consumo e produção responsáveis.
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FAG ToledoCom a implantação do sistema aumentou a segurança com um controle mais rígido das informações que são inseridas. Quando os processos licitatórios acontecem de forma mais célere, respeitando todas as questões legais, isso resulta em uma resposta mais rápida para o cidadão, na prestação dos serviços públicos, na implementação das políticas, sejam elas na aquisição de materiais ou contratação de serviços que porventura sejam necessários.
A Secretaria da Administração fez um balanço das principais ações realizadas em 2023 em diversos departamentos:
Departamento de Compras, Licitações e Contratos
Algumas estatísticas relacionadas a contratos e processos no departamento, indicam o significativo avanço em direção à digitalização e eficiência operacional. Foram 21.580 processos tramitados de forma digital no eProcessos, incluindo licitações, ofícios, requisições de compras, relatórios de viagens, liquidação de notas fiscais, suplementação orçamentária, retirada e transferências de bens, entre outros.
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Processos licitatórios, como concorrência, dispensa de licitação, inexigibilidade, leilão, pregão e tomada de preços somaram 517 no decorrer do ano. Foram firmados 2.136 contratos, aditivos e rescisões. Mais de 50 mil documentos assinados de forma eletrônica. Os trâmites digitais proporcionaram a redução de 90% na quantidade de papel (resma A4) utilizado no Departamento, contribuindo para a sustentabilidade ambiental e gestão eficiente. Houve no período a automatização dos processos, buscando celeridade e eficiência.
Gabinete
A instalação de usina fotovoltaica no Paço Municipal e na Cozinha Social representa uma economia mensal de aproximadamente R$ 25 mil. Essa é mais uma iniciativa de promoção sustentável, demonstra o esforço para boa aplicabilidade do recurso público e o incentivo a fontes de energia renováveis.
A manutenção e melhorias na infraestrutura são essenciais para garantir um ambiente funcional e seguro para funcionários e cidadãos. Nesse sentido, foi investido aproximadamente R$ 1,5 milhão para reforma e manutenção do Paço Municipal, abrangendo calçadas, estacionamento e rede de esgoto.
Contribuindo com a gestão territorial, houve a execução do processo de georreferenciamento no município de Toledo com a atualização da base cadastral técnica imobiliária urbana e rural.
A nova Lei de Licitações (Lei 14.133/2021) trouxe mudanças significativas dentro dos processos de contratações. A Secretaria de Administração agiu na regulamentação e implementação da Lei, bem como na elaboração e implementação de Decretos Regulamentadores quanto aos processos administrativos.
Departamento de Tecnologia da Informação
O Departamento de Tecnologia da Informação (TI) realizou um trabalho significativo e impactante. Com mais de 11 mil atendimentos, fica evidente o papel essencial desempenhado pela equipe na manutenção de computadores, recuperação de senhas e atualização de softwares, garantindo o bom funcionamento dos sistemas. A implementação do Conversor de PDF para imagem é uma iniciativa que fornece maior flexibilidade na manipulação de documentos digitais.
Além disso, o desenvolvimento da Ferramenta BI para acompanhamento dos chamados da TI e do setor de Frotas é uma decisão estratégica valiosa. Essa ferramenta proporciona uma visão mais detalhada e abrangente das atividades, permitindo uma análise mais aprofundada dos dados. Isso não apenas facilita o monitoramento contínuo, mas também fornece informações valiosas para apoiar a tomada de decisões informadas.
Departamento da Unidade Central de Produção de Alimentos
A Central de Produção de Alimentos, também conhecida como Cozinha Social, é um dos grandes destaques da Secretaria de Administração. O comprometimento e os resultados alcançados no último ano são impressionantes. O quantitativo de recursos investidos no ano de 2023 foi de R$ 11.204.168,83. Isso reflete o compromisso financeiro significativo em atender as necessidades alimentares da comunidade.
Refeições servidas nos restaurantes populares
A distribuição de 468.637 refeições nos 8 Restaurantes Populares demonstra uma demanda considerável e uma resposta eficiente às necessidades de segurança alimentar da população, com uma média mensal robusta de quase 40 mil refeições.
Refeições na merenda escolar
O fornecimento de 2.205.086 refeições na merenda escolar destaca a importância do departamento na promoção da nutrição adequada para os estudantes, com uma média mensal de quase 184 mil refeições.
O investimento de aproximadamente R$ 3,1 milhões em compras dos agricultores familiares de Toledo pelo Programa de Aquisição de Alimentos, Programa Nacional da Alimentação Escolar e Kits da Agricultura Familiar (PAA estadual) mostra um compromisso com a agricultura local e apoio aos produtores locais.
No período, houve o investimento de R$1,5 milhão, através de parceria com o Governo do Estado (SEAB) para construção do Banco de Alimentos.
Departamento de Almoxarifado
Investimento de aproximadamente R$ 80 mil para melhorias do espaço e aquisição de equipamentos como transpaleteira e carrinho elevador.
Departamento de Patrimônio
Houve a arrecadação de R$ 942,2 mil com a realização de Leilão para alienação de bens inservíveis à Administração Pública (veículos e sucatas) e investimento de mais de R$ 6 milhões com a renovação da Frota.
